Apple Mail: 8 Tipps und Tricks für die Organisation eurer E-Mails am Mac

Alle Mac-Nutzer dürften das kleine Briefmarkensymbol von Apple Mail im Dock kennen. Für viele Nutzer ist der unter macOS vorinstallierte E-Mail-Client im Alltag unverzichtbar. Obwohl das Programm selbsterklärend und minimalistisch gestaltet ist, bietet es unter der Haube viel mehr Einstellmöglichkeiten als viele denken. Daher habe ich acht wertvolle Tipps und Trick zusammengestellt, die Einsteigern den Start mit Apple Mail erleichtern und Fortgeschrittene noch mehr Performance aus dem Programm rauskitzeln lassen.

1. Symbolleiste in Apple Mail dem eigenen Workflow anpassen

Die Symbolleiste ist euch zu unübersichtlich? Mit den gegebenen Funktionen könnt ihr gar nicht so viel anfangen? Zum Glück ist die Leiste recht flexibel. Mit einem Rechtsklick auf die Symbolleiste erscheint die Option „Symbolleiste anpassen…“, mit der ihr ein Einstellfenster öffnet. Dort findet ihr alle verfügbaren Funktionen, die ihr per Drag-and-Drop hinzufügen oder entfernen könnt. Auf diese Weise könnt ihr die Symbolleiste an eure Bedürfnisse anpassen und ihr euch dadurch kostbare Zeit in der täglichen E-Mail-Organisation sparen.

Apple Mail Symbolleiste
Mit einer angepassten Symbolleiste spart ihr euch Zeit beim E-Mail-Management. Screenshot by Jessica Julia Mrzik

2. Empfängeradressen anonymisieren: So blendet ihr die Blindkopie-Leiste ein

Es gibt Fälle, in denen ihr in einer Mail die Zeile „Blindkopie“ braucht. Beispielsweise, wenn der Hauptempfänger nicht sehen soll oder darf, an wen die E-Mail noch gegangen ist, ist diese Funktion von Vorteil. Datenschützer freut zudem, wenn ihr in einer Rund-Mail an einen großen Verteiler die E-Mail-Adressen anonymisiert. Allerdings wird euch die Zeile für die Blindkopie standardmäßig nicht angezeigt, wenn ihr in Apple Mail eine neue E-Mail erstellt. Davon seid ihr in dem Moment aber nur zwei Klicks entfernt. Denn neben dem Papierflieger, mit dem ihr die E-Mail versendet, befindet sich ein Listen-ähnliches Symbol. Darüber öffnet sich ein Dropdown-Menü, mit dem ihr das Adressfeld „Blindkopie“ einblenden könnt.

Apple Mail Blindkopie
Wenn ihr bestimmte Empfängeradressen anonymisieren möchtet, könnt ihr die Blindkopie-Zeile verwenden. Screenshot by Jessica Julia Mrzik

3. Mail-Anhänge speichern: So blendet ihr das Download-Menü ein

Insbesondere, wenn ihr von Windows zum Mac kommt und das erste Mal mit Apple Mail arbeitet, werdet ihr einen Unterschied feststellen: Die Anhänge. Diese sind bei Apple Mail nicht unter oder über dem Betreff aufgelistet. Vielmehr findet ihr die Dateien immer am Ende der E-Mail in Form von Datei-Symbolen. Für die bloße Vorschau ist das ganz praktisch, denn beim Öffnen werden die Dateien zunächst nicht automatisch auf eurem Mac gespeichert. Erwartet ihr im Anhang jedoch eine große Menge Dateien, die ihr herunterladen und an anderer Stelle auf der Festplatte ablegen wollt, solltet ihr anders vorgehen.

Wenn eine E-Mail mit Anhang bei euch eintrifft, findet ihr neben dem Namen des Absenders immer ein kleines Büroklammer-Symbol. Sobald ihr den Mauszeiger über dieses Symbol bewegt, erscheint etwa mittig eine weitere Symbol-Leiste. Die kleine Büroklammer findet sich hier wieder. Über diese könnt ihr in der aufgetauchten Symbolleiste dann alle Dateien im Anhang auf einen Schlag herunterladen.

4. Abnehm-Kur für den Mac: Unnötige E-Mail Anhänge löschen

Folgender Tipp kann das Leben von Nutzern mit chronisch klamen Festplatten-Speicherplatz erleichtern. Denn was viele nicht wissen: Auch wenn ihr die Anhänge einer E-Mail herunterlädt, um sie an einem anderen Ort eures Macs zu speichern, so sind diese auch noch in Apple Mail vorhanden. Ahängig davon, wie groß eure empfangenen Anhänge üblicherweise sind, kann sich da großer Datenbalast anhäufen.

Apple Mail Anhänge löschen
Befreit euch von Datenbalast und löscht nicht benötigte E-Mail-Anhänge in Apple Mail. Screenshot by Jessica Julia Mrzik

Wenn ihr häufig mit mangelndem Speicherplatz zu kämpfen habt, dann solltet ihr euch angewöhnen, die Anhänge nach dem Speichern in Apple Mail zu löschen. Dafür wählt ihr die entsprechenden E-Mails an und wählt in eurem Mac-Menü (ganz oben!) den Punkt „E-Mail“. In dem Dropdown-Menü müsste nun ganz unten die Funktion „Anhänge entfernen“ verfügbar sein. Wenn euch danach statt des Anhangs, der Satz „Der Anhang „XY“ wurde manuell entfernt“ angezeigt wird, habt ihr alles richtig gemacht. Wenn euer Speicherplatz dann immer noch zu gering ist, könnt ihr ein Festplatten-Upgrade in Betracht ziehen.

5. Auf die Größe kommt es an: Bildauflösung vor dem Versand optimieren

Mal eben schnell ein Bild per E-Mail an den Kollegen oder die Freundin versenden – manchmal leichter gesagt als getan. Denn besonders bei sehr großen Bildern kann der Sendevorgang schon mal ewig dauern oder unterwegs das Hotspot-Datenvolumen belasten. Und wenn es schnell gehen soll, dann ist die vorherige Verkleinerung mit einem Foto-Programm auch nicht gerade die beste Option. Muss sie auch gar nicht. Denn Apple Mail bietet euch die Möglichkeit über die Größe des zu versendenden Bildes zu entscheiden.

Das E-Mail-Programm erkennt automatisch, sobald ihr ein Foto anhängt und zeigt euch in der Betreff-Leiste eine weitere Zeile an. Diese enthält nun die momentane Größe der E-Mail und ein Dropdown-Menü – und zwar für die Bildgröße. Hier könnt ihr nun einstellen, ob ihr das Bild in Originalgröße oder in „Klein“, „Mittel“ oder „Groß“ versenden möchtet. Nach jeder Auswahl ändert sich somit auch die Anzeige der Größe der E-Mail. Das spart Zeit und schont unterwegs das Datenvolumen.

Apple Mail Bildgröße
Der E-Mail-Versand geht viel schneller, wenn ihr Bilder vorher von Apple Mail verkleinern lasst. Screenshot by Jessica Julia Mrzik

Geht es nur darum, dass jemand einen Eindruck von einem Bild gewinnt, reicht die „Einstellung“ klein. Wenn der Empfänger jedoch sehr viele Bilder in Originalgröße benötigt, solltet ihr lieber zu einem Cloud-Sharing-Dienst wie Teamplace greifen.

6. Apple Mail nach Datum durchsuchen

Hier kommt ein kleiner Tipp, der eure E-Mail-Organisation auf großartige Weise beschleunigen kann. Solltet ihr in eurem E-Mail-Dschungel mal eine E-Mail suchen, bei der ihr euch nicht mehr sicher seid, wer der Absender war, ihr aber noch in etwa wisst, wann die Mail eingetroffen ist, könnt ihr einfach nach dem Datum suchen. Oder vielleicht wollt ihr einfach nur eine Statistik aufstellen, in welchen Monaten des Jahres euer E-Mail-Verkehr am höchsten ist.

Gebt dazu einfach ein Datum im üblichen Format in der Suchleiste oben rechts ein. Apple Mail komplettiert die Angabe und zeigt euch im besten Fall die gesuchte Post an. Dabei dürft ihr auch sehr unkonkret sein. So könnt ihr auch ganz einfach nach einem Monat im Jahr suchen und Apple Mail spuckt euch alle E-Mails, die in diesem Monat eingetroffen sind, aus.

7. Intelligente Postfächer: Der Logistik-Profi für das E-Mail-Postfach

E-Mails, die automatisch ihren Weg in den richtigen Ordner finden. Klingt kompliziert? Ist es aber nicht. Mit Hilfe von sogenannten „Intelligenten Postfächern“ könnt ihr bei Apple Mail mehr Struktur in eure Organisation bringen und gleichzeitig etliche Handgriffe überflüssig machen. Dabei sind diese Ordner nichts anderes als abgespeicherte Suchen innerhalb eurer E-Mails. Dazu findet ihr einen Eintrag in der Menüleiste links. Mit einem Klick auf das „+“ rechts daneben, erstellt ihr sozusagen eine neue „Suche“.

Apple Mail Intelligentes Postfach
Lasst doch Apple Mail E-Mails einfach automatisch in Ordner packen, anstatt es immer händisch selbst zu tun. Screenshot by Jessica Julia Mrzik

Nehmen wir als Beispiel mal E-Mails aus dem Job. Gebt dem neuen Intelligenten Postfach zunächst einen Namen und wählt die Eigenschaften der E-Mails aus, die hier angezeigt werden sollen. Meistens haben eure Arbeitskollegen alle die gleiche E-Mail-Endung. Auf der Grundlage würde es sich anbieten, die Eigenschaften „Absender“ und „enthält“ auszuwählen und im dritten Feld die entsprechende E-Mail-Endung einzutragen. Schon werden euch mit einem Klick auf dieses Postfach nur E-Mails eurer Arbeitskollegen angezeigt. Mit dem Plus-Symbol könnt ihr weitere Eigenschaften hinzufügen und das Intelligente Postfach stärker eingrenzen. Das spart euch die manuelle Suche und gibt euch einen guten Überblick. Zudem müsst ihr E-Mails nicht mehr von Hand in einen Ordner verschieben.

8. Lasst euch nicht stören – außer es ist wichtig

Euer Mac bietet für Phasen, in denen ihr euch konzentrieren wollt, die „Nicht stören“-Funktion. Blöd nur, dass dabei auch wichtige E-Mails abgeschirmt werden. Damit ihr also nicht jede eingehende E-Mail aus der Konzentration reißt, solltet ihr für Apple Mail eine Begrenzung festlegen. Das lässt sich über die App-Einstellungen bewerkstelligen. Unter dem Menü-Punkt „Allgemein“ findet ihr den Punkt „Mitteilungen bei neuen Nachrichten“. In dem Dropdown-Menü daneben könnt ihr nun festlegen, bei welchen E-Mails ihr benachrichtigt werdet. So könnt ihr sicher gehen, dass ihr nicht ununterbrochen gestört werdet, aber auch keine wichtige E-Mail verpasst.

Apple Mail Mitteilungen
Eurer Konzentration zuliebe solltet ihr euch nur über wichtige Eingänge benachrichtigen lassen. Screenshot by Jessica Julia Mrzik

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Images by Suzanne Plumette / stock.adobe.com; Jessica Julia Mrzik

Jessica Julia Mrzik

Jessica ist Technikjournalistin und befasst sich leidenschaftlich mit dem Thema Nachhaltigkeit und Umwelt. Wenn sie nicht gerade erklären muss, was eine Technikjournalistin macht, bloggt sie über die neuesten plastikfreien Alternativen. Außerdem befasst sie sich gern mit Tech-Neuheiten und lustigen Gadgets rund ums iPhone und Co. Als Digital Native interessiert sie sich für alles, was mit Medien zu tun hat und probiert alles aus, was sie in die Finger bekommt.

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