Business-Apps: Wie ich mein Startup mit dem iPhone führe

Eine gute Idee, die richtigen Leute und eine Portion Mut. Viel mehr braucht es nicht, um das eigene kleine Unternehmen zu gründen. Bei aller kreativer Energie und Tatendrang schadet es dennoch nicht, eine solide Struktur für die tägliche Arbeit zu schaffen. Ich stelle euch fünf kostenlose Business-Apps vor, mit denen sich Startup und Selbstständigkeit auch bequem von unterwegs managen lassen.

Producer-Alltag statt Hollywood-Klischee

Das Skateboard unter dem Arm, mit dem Hoodie im Meeting und durchfeierte Nächte in der Großstadt. Die Startup-Welt ist ähnlich klischeeträchtig wie die Filmbranche. Doch auch dort besteht der Alltag unbedingt nicht aus roten Teppichen, schicken Empfängen und wahnsinnig viel Kohle. Ein Punkt stimmt aber: Sein eigener Chef zu sein und volle Verantwortung zu übernehmen ist ein befreiendes Gefühl, in das sich zurecht junge und jung gebliebene Leute auf der ganzen Welt voller Hingebung hineinstürzen. Mir geht es auch so.

Mein Alltag ist dennoch meist unspektakulär: Ich entwickele meine Idee, treffe mich mit Leuten, sitze am Schreibtisch. Ein Filmproducer kommt auch mit einem Telefon, Zettel und Stift aus. Es gibt aber ein paar Business-Apps, die das Tagesgeschäft erheblich komfortabler machen.

Struktur schützt vor schlaflosen Nächten

Viele frische Teams benutzen zunächst die Kommunikationsmittel, die sie gewöhnt sind. Müssen mehr als zwei Personen gemeinsam kommunizieren, liegt es nahe, direkt eine WhatsApp-Gruppe mit einem flippigen Titel zu gründen. Will ich nur kurz durchgeben, dass ich jetzt beim Inder bestelle und die anderen gerne mitmachen können – keine Einwände. Sobald es aber um konkrete Aufgaben geht, birgt dieser Kommunikationsweg schnell ein hohes Frustrationspotenzial. Innerhalb kürzester Zeit geht der Überblick verloren. Was dazu führt, dass sich die Aufgaben ein neues Zuhause suchen.

Dieses neue Zuhause ist entweder das Nirwana oder der eigene Kopf. Bei erster Möglichkeit habe ich verloren, die Information ist weg. Bei der zweiten hat man auch verloren, denn das Gehirn ist zwar extrem leistungsfähig, denkt aber in Verknüpfungen und nicht in Listen. Doch sogar, wenn man sich alles merken kann, hat diese Methode einen riesigen Nachteil: Der Kopf wird spürbar „voll“. Das Ziel einer soliden Struktur ist für mich, möglichst viel Information sinnvoll aus dem Kopf und in die richtigen Tools, sprich in die richtige Business-Apps, zu bekommen.

Das hat zwei Vorteile. Nummer 1: Ist eine Aufgabe in irgendeiner Form gelistet, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie vergessen wird. Nummer 2: Sortiere und organisiere ich meine Projekte und deren Aufgaben diszipliniert, weiß ich, dass mein Projektmanagement immer auf dem bestmöglichen aktuellen Stand ist. Was zu einem dritten Vorteil führt: Ich kann nachts besser schlafen und grüble nicht stundenlang, ob ich an alles gedacht habe.

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Screenshot by Anton Knoblach

Ich möchte euch fünf kostenlose Business-Apps vorstellen, die meinen Alltag erheblich erleichtern.

#1: Der Kommunikator – Slack

Slack bringt den Chat als Kommunikationsweg ins 21. Jahrhundert. Innerhalb eines Teams gibt es Channels (Gruppenchats) und Direktnachrichten. Erstere sind zum Beispiel thematisch gegliedert, bei meiner Produktionsfirma unfourseen etwa gibt es unter anderem die Channels „#mustwatch“, „#projektmanagement“ und „#anfragen“.

Die Nachrichten-Threads selbst sind hübsch aufbereitet und übersichtlicher als bei WhatsApp oder dem Facebook-Messenger. Eines der vielen praktischen Features ist, sich für einzelne Nachrichten Erinnerungen setzen zu können – zum Beispiel, um am nächsten Abend an einen geteilten Link erinnert zu werden. Slack ist im kleinsten Feature-Paket kostenlos im App Store verfügbar.

#2: Die Stoppuhr – Toggl

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Ob ich meine Leistungen pro Stunde in Rechnung stelle oder einfach nur wissen will, welchen Anteil bestimmte Tätigkeiten und Projekte an der gesamten Arbeitszeit haben – es lohnt sich eigentlich immer, während der Arbeit die Uhr mitlaufen zu lassen.

Für das Time-Tracking gibt es eine Vielzahl an guten Business-Apps, ein Beispiel dafür ist Toggl. In Toggl kann die Arbeitszeit in Projekte und Tätigkeiten kategorisiert werden.

Für die Auswertung lassen sich schöne Reports erstellen. Mit diesen Reports habe ich eine gute Kontrolle, ob sich der zeitliche Aufwand für das Ergebnis gelohnt hat.

Ein Beispiel: Wenn ich in der Angebotsphase bis zum Auftrag durchschnittlich zehn Stunden brauche und aber nur jedes zehnte Angebot zu einem Auftrag führt, muss ich mir gut überlegen, wie ich meinen Workflow optimieren kann. Toggl ist mit den Basis-Funktionen für Teams bis zu 5 User kostenlos.

#3: Das digitale Rückgrat – Asana

Asana ist mein Inbegriff für das, was ich mit „Struktur“ meine. Das Programm selbst ist relativ simpel aufgebaut: Angelegte Projekte bestehen aus Aufgaben, die wiederum Eigenschaften wie Deadline und verantwortlichem User haben.

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Der Clue: Eine Aufgabe kann auch Unteraufgaben haben, die wiederum Unteraufgaben haben können. Zum Beispiel: Ich brauche für einen Werbespot eine Fabrikhalle. Die Firma X hat so eine, bei der ich einen Ansprechpartner Y habe. Aufgaben lassen sich also gut ordnen und wie in einer Kaskade abarbeiten.

Asana kommt eigentlich aus der Tech-Welt, lässt sich aber leicht auch für andere Branchen anpassen. Die Grundregel: Die im Tool angelegte Struktur und die individuelle Arbeitsweise des Teams müssen sich gegenseitig so lange näherkommen, bis der perfekte Workflow gefunden ist. Das kann durchaus ein weiter Weg sein und es lohnt sich, für die erste Zeit einen erfahrenen Asana-User dazu zu holen. Ist der aber mal Workflow eingespielt, werdet ihr Euch fragen, wie ihr es vorher aushalten konntet.

Ich persönlich liebe an Asana die vielen Möglichkeiten, eine sinnvolle Struktur aufzubauen – sowohl für konkrete Projekte als auch für Dinge wie Selbstorganisation, Akquise oder Marketing. Asana ist mit den wichtigsten Features für Teams bis zu 15 User für iOS kostenlos.

#4: Der Social-Media-Profi – Hootsuite

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Eine Facebook-Page und die Profile bei Twitter und Instagram sind schnell erstellt und werden genauso schnell unübersichtlich.

Hootsuite unterstützt euch mit verschiedenen Features dabei, euch einen Überblick über die Aktivitäten im Social Web zu vermitteln. Neben den eigenen könnt ihr auch fremde Kanäle wie von anderen Produktionsfirmen oder neuen Talenten im Auge behalten.

Ihr könnt die Benutzung von Hashtags überwachen und zu guter Letzt könnt ihr von zentraler Stelle aus alle eigenen Kanäle bespielen. Gerade diesen Punkt finde ich extrem praktisch, weil er die operative Social-Media-Arbeit stark erleichtert. Hootsuite ist mit den wichtigsten Funktionen für iOS mit bis zu drei Kanälen kostenlos.

#5: Die eigene Cloud – Owncloud

Die Festplatte ist abgeschmiert, die Daten-DVD zerkratzt und der Laptop geklaut? Es gibt viele gute Gründe, die eigenen Daten einer Cloud anzuvertrauen. Die Server von iCloud, Google Drive Co. stehen in riesigen ausfallsicheren Rechenzentren und werden regelmäßig gesichert. Einen großen Nachteil haben die vielen Anbieter aber: Die Daten liegen meist im Ausland, wo andere Rechte und Gesetze gelten.

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Screenshot by Anton Knoblach

Wer die volle Kontrolle haben will, muss es selbst machen. Eine der verschiedenen Lösungen für den eigenen Server ist Owncloud. Die Software ist modular aufgebaut. Sie kommt standardmäßig mit Filesharing, einer Kalender- und einer Kontakte-App, die jeweils mit den gängigen mobilen Betriebssystemen synchronisiert werden können.

Über das Filesharing-Modul kann ich beispielsweise Videos zur Kunden-Abnahme teilen und habe die volle Kontrolle, wer Zugriff hat und wer nicht. Auch das Kontakte- und Kalendermanagement im Team ist extrem praktisch. Erweiterungen bringen zum Beispiel einen Passwortmanager und eine eigene Verschlüsselung dazu. Aber Vorsicht: Alles selbst einzurichten ist nur etwas für IT-Versierte.

Owncloud ist Open Source und ohne Support uneingeschränkt kostenlos. Wie ihr Owncloud auf dem iPhone oder iPad einrichtet, erklärte ich in diesem Text.

Drei weitere praktische Business-taugliche Apps stellen wir euch hier vor.


Image & Screenshots by Anton Knoblach


Anton Knoblach

ist freier Producer und Colorist in Berlin und Mitgründer der Werbefilmproduktionsfirma unfourseen. Zu einem gelungenen Tag gehören für ihn Musik, gutes Essen und viel Abwechslung. Anton liebt Struktur, schnelle Technik und starke Bilder.

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